Persónuverndarstefna Lögfræðiþjónustu Hafnarfjarðar:

1. Almennt

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar er skuldbundin til að vernda friðhelgi einkalífs viðskiptamanna sinna og meðhöndla upplýsingar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018.

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar leggur ætíð áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptamanna sinna og virða réttindi þeirra. Persónuverndarstefna þessi er sett til samræmis við áðurnefnd lög og kveður á um hvernig persónuupplýsingar eru unnar og varðveittar, í hvaða tilgangi og hvernig þeim sé miðlað og öryggis þeirra gætt.

Stefna þessi tekur til einstaklinga en ekki lögaðila. Þegar einstaklingar eru í forsvari fyrir lögaðila gilda ákvæði stefnu þessarar um þá einstaklinga, eftir því sem við á.

Með persónuupplýsingum er vísað til hugtaksins eins og það er skilgreint í áðurnefndum lögum, þ.e.a.s.: Upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling („skráðan einstakling“); einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Viðkvæmar persónuupplýsingar eru upplýsingar sem falla undir 3. tölul. 1. mgr. 3. gr. áðurnefndra laga.

2. Hvaða upplýsingum er safnað?

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar safnar ýmsum persónuupplýsingum um viðskiptamenn sína eða tengiliði þeirra sé viðskiptamaður lögaðili, svo sem nöfn þeirra, kennitölur, netföng, símanúmer, heimilisföng, reikningsnúmer sem og viðkvæmum persónuupplýsingum.

Þær upplýsingar sem Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar safnar koma alla jafna frá viðskiptamanninum sjálfum en í sumum tilvikum frá þriðja aðila, svo sem þjóðskrá, stjórnvöldum, dómsstólum og öðrum aðilum.

3. Hvenær vinnur Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar með persónuupplýsingar?

Til þess að Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar geti sinnt þeim verkefnum sem viðskiptamenn stofunnar óska eftir eða eftir atvikum stofunni er falin af opinberum eða öðrum aðilum er nauðsynlegt að stofan vinni með persónuupplýsingar.

Aðeins er unnið með slíkar upplýsingar í skýrum tilgangi og í samræmi við áðurnefnd lög og stefnu þessa. Vinnsla fer ýmist fram á grundvelli samnings, fyrirmæla í lögum eða reglum, á grundvelli lögmætra hagsmuna og/eða með samþykki viðskiptamanns.

Sem dæmi um vinnslu með persónuupplýsingar er:

• Þegar auðkenna þarf viðskiptamann.
• Varðveisla upplýsinga á grundvelli laga um ársreikninga, laga um bókhald og laga um lögmenn.
• Þegar stofan þarf að hafa samband við viðskiptamann.
• Í þeim tilgangi að inna af hendi þjónustu við viðskiptamenn, sem getur til að mynda falið í sér að greina og athuga málsatvik og gögn er snerta það mál sem er til vinnslu hverju sinni.
• Til þess að taka á móti greiðslum frá viðskiptamönnum og skráning í bókhaldskerfi.

4. Varðveisla persónuupplýsinga

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við áðurnefnd lög.

Stofan hefur gert ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar, þar á meðal með aðgangsstýringum. Allar persónuupplýsingar eru varðveittar innan EES svæðisins.

Varðveisla gagna varir eins lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilganginn fyrir söfnun þeirra en að jafnaði ekki lengur en í tíu ár frá söfnun þeirra nema ef til staðar séu lögboðin fyrirmæli um annað eða ef málefnaleg ástæða er fyrir hendi um áframhaldandi varðveislu þeirra.

Gögn sem falla undir lög um bókhald, nr. 145/1994 eru varðveitt til samræmis við ákvæði þeirra laga.

5. Miðlun persónuupplýsinga

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar miðlar ekki persónuupplýsingum nema fyrir liggi ótvírætt samþykki eða að slík miðlun sé nauðsynleg til að uppfylla skyldur samkvæmt samningi.

Miðlun persónuupplýsinga kann að vera nauðsynleg til tiltekinna þjónustuaðila, svo sem þeirra sem reka hugbúnaðarkerfi. Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar vandar valið á slíkum þjónustuaðilum. Þeir eru bundnir trúnaði og eru staðsettir innan EES svæðisins.

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar kann að vera skylt að afhenda gögn vegna réttarkrafna eða vegna ákvæða í lögum, svo sem til löggæsluyfirvalda.

6. Réttindi viðskiptamanns samkvæmt persónuverndarlöggjöf

Viðskiptamaður hefur rétt á að fá aðgang að og afrit af þeim persónuupplýsingum sem Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar vinnur um hann. Hann á einnig rétt á að láta leiðrétta persónuupplýsinar sem hann telur rangar. Enn fremur á hann rétt á að óska eftir að persónuupplýsingum verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð, eftir því sem við á. Hann getur einnig andmælt vinnslu og lagt fram kvörtun við Persónuvernd sem eftirlitsaðila með áðurnefndum lögum.

7. Hvað er skráð um þig þegar þú notar vefsíðu Lögfræðiþjónustu Hafnarfjarðar?

8. Hvað er skráð um þig þegar þú hefur samband við Lögfræðiþjónustu Hafnarfjarðar?

Símanúmer þeirra sem hringja eru ekki skráð sjálfkrafa hjá stofunni en ef þú óskar eftir að starfsmenn stofunnar hafi samband við þig eða skilur eftir skilaboð til þeirra er skráð niður nafn og upplýsingar um hvernig hægt er að ná í þig. Þær upplýsingar eru geymdar meðan þörf er fyrir upplýsingarnar en þó ekki lengur en í 60 daga nema þegar sá sem hefur samband stofnar í kjölfarið til viðskipta við stofuna. Þá er upplýsingarnar geymdar meðan nauðsyn þeirra er fyrir hendi.  

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar skráir eftir atvikum niður þær upplýsingar sem fram koma í símtalinu vegna áframhaldandi vinnslu málsins.

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar mælist til þess að viðkvæmar upplýsingar verði ekki sendar með tölvupósti af hálfu viðskiptamanna. Lögmenn okkar mæla með að slíkar upplýsingar séu sendar með ábyrgðarpósti eða þeim komið á skrifstofu okkar. Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar sendir ekki viðkvæmar persónuupplýsingar með tölvupósti, þar sem ekki er hægt að tryggja öryggi upplýsinganna í slíkri sendingu.

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar varðveitir bréf sem stofunni berast eftir því sem nauðsyn er til vegna vinnslu máls. Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar tekur ekki á móti frumritum nema slíkt sé nauðsynlegt vegna vinnslu máls, að öðrum kosti óskar stofan eftir afritum af gögnum og skjölum.

Hægt er að hafa samband við Lögfræðiþjónustu Hafnarfjarðar í gegnum vefsíðu stofunnar en þá er skylt að gefa upp nafn, netfang og efni erindis. Tilgangur þess að skrá upplýsingar um nafn, netfang og símanúmer er að starfsmenn stofunnar geti haft samband við viðkskiptamanninn, hvort sem er í tölvupósti eða í síma og upplýsingar um efni erindisins eru nauðsynlegar til að stofan geti svarað erindinu. Erindið er vistað í grunni vefþjónustuaðila stofunnar í 6 mánuði og síðan eytt þaðan. Þegar erindið er sent berst hún sem tölvupóstur í almennt pósthólf stofunnar.

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar skráir nöfn þeirra sem eiga erindi á skrifstofuna og upplýsingar um hvaða erindi viðkomandi á á skrifstofuna. Almennt er skráð fundargerð á fundum sem haldnir eru með það að markmiði að nauðsynlegar upplýsingar liggji fyrir við vinnslu máls.

9. Öryggi persónuupplýsinga

Á starfsmönnum Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar hvílir þagnarskylda um hvaðeina sem þeim er trúað fyrir í störfum sínum, sbr. lög um lögmenn nr. 77/1988. Stofan gætir þess í hvívetna að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með. Persónubundnar aðgangsstýringar að persónuuplýsingum eru dæmi um slíka öryggisráðstöfun.

10. Breytingar

Lögfræðiþjónusta Hafnarfjarðar áskilur sér rétt til að breyta stefnu þessari eftir því sem þurfa þykir. Nýjasta útgáfa hennar er ætíð birt á heimasíðu stofunnar.